Estabelece critérios para descarte de documentos dos arquivos do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso e aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Finalistica e dá Outras Providências.
O PRESIDENTE DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DE MATO GROSSO no uso de suas atribuições legais, e;
Considerando os artigos 3º e 21º da Lei Federal nº. 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que estabelece que a Legislação Estadual definirá os critérios de organização, gestão, vinculação e acesso aos documentos dos arquivos;
Considerando o Decreto Estadual nº. 1.654 de 29 de agosto de 1997, que dispõe sobre a instituição dos Sistemas de Arquivos de Mato Grosso - SIARQ;
Considerando que o artigo 325 da Lei Federal 9.503 de 23 de setembro de 1977, Código de Transito Brasileiro, definiu o tempo de guarda de documentos relativos à habilitação de condutores, registro e licenciamento de veículos;
Considerando que a redução de massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações e racionalizar a produção de documentos;
Considerando que a eliminação de documentos permite a disponibilização de espaço físico e redução de custos operacionais;
Considerando também que os sistemas de Registro Nacional de Veículos Automotores - RENAVAN e Registro Nacional de Condutores Habilitados - RENACH são informatizados em níveis nacionais e estaduais, propiciando agilidade nas consultas necessárias;
RESOLVE
Art. 1º Homologar o Plano de Classificação (Anexo I) e a Tabela de Temporalidade (Anexo II) de Documentos, seus prazos de guarda e destinação final, relativas à atividade Finalistica do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso, aprovados pela Comissão de Avaliação de Documentos da Autarquia conforme Ata nº. 04 de 15 de Abril de 2009, para ser aplicada em conjunto com a Tabela de Temporalidade de Documentos relativos à atividades Meio do Estado aprovada pelo Decreto Estadual nº. 1.654 de 29 de agosto de 1997.
Art. 2º A eliminação de documentos das atividades finalísticas do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso, obedecerá aos critérios estabelecidos no Artigo 325 da Lei 9.503 de 23 de setembro de 1997 (Código de Trânsito Brasileiro), ao disposto na Resolução nº. 07 de 20 de maio de 1997 do Conselho Nacional de Arquivos, às demais normas correlatas vigentes, devendo constar em Ata da Comissão de Avaliação de Documentos.
Art. 3º Os documentos relativos à habilitação de condutores, registro e licenciamento de veículos e as infrações de trânsito, anteriores a 1997, inclusive, terão prazo de guarda mínima de 10 (dez) anos, de acordo com a Lei 5.108 de 21 de setembro de 1966 (Código Nacional de Transito).
Art. 4º Caberá ao Setor de Arquivo Geral do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso, o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos arquivados, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor.
Art. 5º Caberá á Comissão de Avaliação de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso, proceder às adaptações da Tabela de Temporalidade de Documentos, orientar sua aplicação, dirimir dúvidas, orientar o processo de seleção e avaliação da massa documental.
Art. 6º Será instituído nas Diretorias Finalísticas e nas Circunscrições Estaduais de Trânsito um Grupo de Trabalho de Apoio à Comissão de Avaliação de Documentos, composto por dois servidores indicados por cada Diretor e Chefe de Circunscrição Estadual de Trânsito, com o objetivo de efetuarem a triagem e avaliação dos documentos a serem eliminados e posterior encaminhamento a Comissão de Avaliação de Documentos para apreciação.
Art. 7º Os casos não previstos nesta Portaria serão decididos e registrados em Ata pela Comissão de Avaliação de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito de Mato Grosso.
Art. 8º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
Cuiabá - MT, 16 de Abril de 2009.
Teodoro Moreira Lopes
Presidente do Detran/MT
Anexo I
Plano de Classificação dos Documentos do Departamento Estadual de Trânsito
100
HABILITAÇÃO
110.1
HABILITAÇÃO - REALIZADA ANTES DE 1998
110.11
Primeira Via da Carteira Nacional de Habilitação.
110.12
Segunda Via da Carteira Nacional de Habilitação
110.13
Mudança de Categoria da Carteira Nacional de Habilitação.
110.14
Renovação da Carteira Nacional de Habilitação.
110.2
HABILITAÇÃO - REALIZADA APÓS 1998
110.21
Primeira Via da Carteira Nacional de Habilitação.
110.22
Mudança de Categoria da Carteira Nacional de Habilitação.
110.23
Renovação da Carteira Nacional de Habilitação.
110.24
Segunda Via de Carteira Nacional de Habilitação.
110.25
Alteração de Dados da Carteira Nacional de Habilitação.
110.26
Reabilitação de Condutor.
110.27
Reabilitação de Permissionário.
110.28
Registro de Habilitação Internacional.
110.29
Processo de Correção de Categoria.
110.30
Processo de Suspensão e Cassação.
110.31
Adição de Carteira Nacional de Habilitação
200
VEÍCULOS
200.1
Segunda Via de Certificado de Registro de Veículos (Recibo ou Dut)
200.2
Segunda Via de CRLV (Porte Obrigatório)
200.3
Alienação ou Desalienação (Anterior ao Sistema Nacional de Gravame).
200.4
Alienação ou Desalienação (Posterior ao Sistema Nacional de Gravame).
200.5
Alteração de Categoria Particular /Aluguel
200.6
Liberação de Restrição por Sinistro
200.7
Autorização Previa para Mudança de Categoria
200.8
Certidão de Propriedade
200.9
Certidão Negativa de Multa
200.10
Certidão de Baixa por Roubo ou Furto
200.11
Primeiro Emplacamento
200.12
Transferência de Jurisdição ou Propriedade
200.13
Licenciamento de Veiculo de Aluguel
200.14
Baixa em Decorrência de Roubo / Furto
200.15
Baixa em Decorrência de Perda Total
200.16
Baixa em Decorrência de Desmanche Voluntário
200.17
Baixa em Decorrência de Decisão Judicial
200.18
Alteração das Características Originais dos Veículos
200.19
Troca de Motor
200.20
Troca de Motor com Alteração de Potencia
200.21
Remarcação de Chassi
200.22
Regravação de Motor
200.23
Inclusão e Baixa de Restrição Judicial
200.24
Inclusão e Baixa de Restrição Administrativa
300
REGISTRO NACIONAL DE INFRAÇÕES E DEFESA DE AUTUAÇÃO - RENAINF
300.1
Autos de Infração
300.2
Processo de Defesa Prévia
300.3
Processo na JARI
300.4
Processos no CETRAN
Anexo II
Tabela de Temporalidade dos Documentos do Departamento Estadual de Trânsito
100 - HABILITAÇÃO
PRAZO DE GUARDA
DESTINAÇÃO FINAL
OBSERVAÇÕES
CODIGO
ASSUNTO
ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVO INTERMEDIARIO
110.1
HABILITAÇÃO - REALIZADA ANTES DE 1998
110.11
Primeira Via da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.12
Segunda Via da Carteira Nacional de Habilitação
01 ano
05 anos
Eliminar
110.13
Mudança de Categoria da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.14
Renovação da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.2
HABILITAÇÃO - REALIZADA APÓS 1998
110.21
Primeira Via da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.22
Mudança de Categoria da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.23
Renovação da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.24
Segunda Via de Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.25
Alteração de Dados da Carteira Nacional de Habilitação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.26
Reabilitação de Condutor.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.27
Reabilitação de Permissionário.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.28
Registro de Habilitação Internacional.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.29
Processo de Correção de Categoria.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.30
Processo de Suspensão e Cassação.
01 ano
05 anos
Eliminar
110.31
Adição de Carteira Nacional de Habilitação
01 ano
05 anos
Eliminar
200 - VEICULO
DESTINAÇÃO FINAL
OBSERVAÇÕES
CODIGO
ASSUNTO
ARQUIVO CORRENTE
200
200.1
Segunda Via de Certificado de Registro de Veículos (Recibo ou Dut)
01 ano
05 anos
Eliminar
200.2
Segunda Via de CRLV (Porte Obrigatório)
01 ano
05 anos
Eliminar
200.3
Alienação ou Desalienação (Anterior ao Sistema Nacional de Gravame).
01 ano
05 anos
Eliminar
200.4
Alienação ou Desalienação (Posterior ao Sistema Nacional de Gravame).
01 ano
05 anos
Eliminar
200.5
Alteração de Categoria Particular /Aluguel
01 ano
05 anos
Eliminar
200.6
Liberação de Restrição por Sinistro
01 ano
05 anos
Eliminar
200.7
Autorização Previa para Mudança de Categoria
01 ano
05 anos
Eliminar
200.8
Certidão de Propriedade
01 ano
05 anos
Eliminar
200.9
Certidão Negativa de Multa
01 ano
05 anos
Eliminar
200.10
Certidão de Baixa por Roubo ou Furto
01 ano
05 anos
Eliminar
200.11
Primeiro Emplacamento
05 anos
05 anos
Eliminar
200.12
Transferência de Jurisdição ou Propriedade
05 anos
05 anos
Eliminar
200.13
Licenciamento de Veiculo de Aluguel
01 ano
05 anos
Eliminar
200.14
Baixa em Decorrência de Roubo / Furto
01 ano
05 anos
Eliminar
200.15
Baixa em Decorrência de Perda Total
01 ano
05 anos
Eliminar
200.16
Baixa em Decorrência de Desmanche Voluntário
01 ano
05 anos
Eliminar
200.17
Baixa em Decorrência de Decisão Judicial
01 ano
05 anos
Eliminar
200.18
Alterações das Características Originais dos Veículos
01 ano
05 anos
Eliminar
200.19
Troca de Motor
01 ano
05 anos
Eliminar
200.20
Troca de Motor com Alteração de Potencia
01 ano
05 anos
Eliminar
200.21
Remarcação de Chassi
01 ano
05 anos
Eliminar
200.22
Regravação de Motor
01 ano
05 anos
Eliminar
200.23
Inclusão e Baixa de Restrição Judicial
01 ano
05 anos
Eliminar
200.24
Inclusão e Baixa de Restrição Administrativa
01 ano
05 anos
Eliminar
300 - RENAINF
PRAZO DE GUARDA
DESTINAÇÃO FINAL
OBSERVAÇÕES
CODIGO
ASSUNTO
ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVO INTERMEDIARIO
300
REGISTRO NACIONAL DE INFRAÇÕES E DEFESA DE AUTUAÇÃO
300.1
Autos de Infração
05 anos
05 anos
Eliminar
300.2
Processo de Defesa Prévia
01 ano
05 anos
Eliminar
300.3
Processo na JARI
01 ano
05 anos
Eliminar
300.4
Processos no CETRAN
01 ano
05 anos
Eliminar
LEGENDA:
RENAINF - Registro Nacional de Infrações e Defesa de Autuação.
JARI - Juntas Administrativas de Recursos de Infrações de Trânsito.
CETRAN - Conselho Estadual de Trânsito.
CRLV - Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos.
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